Il cervello sembra sovraccaricato di impegni e non sai da che parte iniziare? Butta giù una to do list! Ma non chiamarla solo lista: è lo strumento più prezioso che hai per gestire il tuo tempo. E ridurre lo stress.

Alcuni le amano, altri le odiano: stiamo parlando delle famose “liste delle cose da fare”, un must in ufficio quando gli impegni si accavallano. E non a caso: scrivere nero su bianco le incombenze da risolvere permette di visualizzare bene la giornata e non procrastinare. Secondo i ricercatori della Florida State University, infatti, fare le liste aiuterebbe a liberare la mente dagli impegni portati a termine e a non dimenticare quelli ancora da fare. Ma non tutte sono uguali: come si scrive la to do list perfetta affinché sia efficiente?

Mai troppo lunghe

Sembra scontato? Eppure è facile farsi prendere dalla foga dell’organizzazione e impilare mille impegni: l’ideale sarebbe stimare un tempo di impiego per ogni faccenda da sbrigare, in modo da concentrarsi a risolvere la questione entro l’orario stabilito. Utile, anche, scrivere le fasce orarie che si andranno a coprire per scandire la giornata: non si vuole emulare l’AD di Yahoo! Marissa Mayer, che di recente ha dichiarato di segnare anche le pause toilette, ma almeno rendere la giornata quanto più produttiva possibile.

Una, nessuna, centomila liste

Avere una sola lista cui fare riferimento è fondamentale per non fare confusione: l’ideale sarebbe avere una maxi lista da cui estrapolare, quotidianamente, le to do list del giorno. Così facendo, si lavora giorno dopo giorno anche ai progetti di medio-lungo periodo.

Ordine e priorità

La lista non deve essere sommaria e confusa: le mansioni da svolgere devono essere specifiche e scritte in ordine di priorità. Un esempio? Se sappiamo di essere più produttive al mattino, gli impegni più leggeri occuperanno lo spazio pomeridiano, per non rimandarli al giorno successivo. Spesso si consiglia di sbrigare l’impegno più noioso e complicato entro pranzo: non sempre è possibile, quindi è importante adattare ogni tabella di marcia in base alla difficoltà e al tempo a disposizione.

Le ultime regole

Fare to do list chiare e specifiche: piuttosto che scrivere “Scrivere la tesi”, si potrebbe optare per “Scrivere paragrafi  2 e 3 del primo capitolo della tesi”. A livello psicologico, poi, depennare ogni impegno portato a termine aiuta a non preoccuparsene più. Un impegno si sussegue di giorno in giorno senza mai trovare spazio per essere affrontato? Eliminatelo del tutto, per il momento: evidentemente non è la priorità in quel particolare periodo.

Geek to do list(s)

Anche se una recente ricerca della Pinceton University e della University of California Los Angeles ha confermato che carta e penna battono il PC nel ricordare le cose, alcune persone sono troppo legate allo smartphone per tradirlo nella giungla quotidiana: app gratuite come Wunderlist e Remember the Milk sono facili, intuitive e hanno un design accattivante. Todoist, invece, non è gratuita, ma ha un plus: manda un promemoria via email, ed è come avere una segretaria a disposizione!

 

Pubblicato il: 12 settembre 2016
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