5 consigli per rendere la tua giornata lavorativa più semplice (e produttiva). Dall’ordine alla gestione del tempo ecco come creare la tua nuova routine sul lavoro.

Riunioni interminabili, il telefono che squilla, la pausa caffè con il collega di cui proprio non si può fare a meno… E così succede, di ritrovarsi la sera con una lista di cose da fare quasi più lunga di quella a inizio giornata. Perché anche se vorremmo avere più tempo e semplificare la propria routine, non sempre si riesce a rendere la giornata gratificante, meno stressante e più produttiva. Lo confermano i ricercatori del London University College, secondo cui bastano 66 giorni per creare nuove abitudini lavorative e migliorare il tempo che in genere trascorriamo in ufficio. Sembra difficile? Ecco cinque consigli per semplificare la tua giornata lavorativa.

Il tempo? Una risorsa da gestire
Quali sono le tue priorità? Quali sono gli impegni che proprio non puoi rimandare? Dai la precedenza alle scadenze più incombenti e rimanda ciò che puoi fare anche il giorno dopo (potrebbe esserti utile dare colori diversi alle differenti priorità). Occupati di questo elenco la sera prima, così al mattino sarà già tutto chiaro. Due consigli: segna anche le piccole attività piacevoli (saprai dire di no alla collega che ti invita per un caffè?) e lascia degli spazi per gli imprevisti! E infine: fissa un’ora oltre la quale smettere di lavorare, i limiti che ti sei imposta ti aiuteranno a ottimizzare la tua performance. 

Al bando le notifiche
Chi non si è mai lamentata delle notifiche della propria mail o del proprio smartphone? Nella battaglia quotidiana per trovare la concentrazione, le vera soluzione è controllare il flusso di informazioni che arrivano quando vuoi tu. Fissa un arco di tempo entro il quale controllare la tua casella mail (se usi Gmail con Chrome, puoi anche installare l’estensione “Open compose window” che ti permette di scrivere email senza vedere tutte quelle che hai ricevuto”), riuscirai a catalizzare meglio l’attenzione verso i veri impegni della tua giornata.

Il magico potere del riordino 2.0
Zero distrazioni vuol dire anche più ordine sulla scrivania non solo fisica, ma anche virtuale. Elimina i fogli di cui non hai bisogno, libri, tazze, evidenziatori e carica cellulari e tieni solo ciò che è indispensabile. E per il pc: organizza il tuo desktop archiviando le cose in sospeso e buttando i file vecchi. Vuoi un aiuto? Usa Fences, il software che ti aiuta a organizzare i documenti nel tuo computer utilizzando icone e “recinzioni”

Il mattino ha l’oro in bocca
Non è un segreto: molti CEO americani preferiscono svegliarsi all’alba per dedicarsi non solo ad attività sportive, ma anche per mettersi subito al lavoro. Approfittane anche tu per andare prima in ufficio: senza telefoni che squillano, email con urgenze e colleghi invadenti, potrai concentrarti con tutta tranquillità su ciò che hai da fare. Per l’ora in cui tutti saranno arrivati, avrai completato buona parte della tua to do list. Scommettiamo? 

Riunioni? Solo quelle indispensabili
Infine, alzi la mano chi, prima di una riunione, non ha pensato almeno una volta: “ma chi me lo fa fare?”. Limita il più possibile i meeting: meno ne fai, più ne beneficia la tua produttività. E quelli indispensabili, accorciali: i manager più importanti cercano di fissare riunioni di 5 minuti, invitando i partecipanti a essere brevi, coincisi e ad andare dritti al punto. Lo stesso vale per le mail: poche frasi chiare e immediate. Provare per credere.

 

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Pubblicato il: 20 aprile 2017
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