Che si lavori in azienda, nel pubblico o nel privato, le riunioni di lavoro con colleghi – e qualche volta con i clienti – sono all’ordine del giorno: ecco 8 regole per trarne il meglio e renderle incisive.

Riunioni di lavoro: per qualcuno sono una religione, per altri un’incombenza da liquidare nel minor tempo possibile. Qualsiasi testo di management le classifica come fondamentali, imprescindibili e importantissime, ma è davvero così? Cosa succede se una riunione di lavoro, piuttosto che essere risolutiva, crea ulteriori problemi? Se si trascina troppo per le lunghe e fa nascere conflitti? Vediamo come evitare tutto questo e renderle, invece, brevi ed efficaci.

Organizzazione e comunicazione: i due pilastri del meeting perfetto

Un gruppo di ricercatori della University of Alabama di Huntsville ha individuato in organizzazione e comunicazione gli elementi fondamentali affinché una riunione di lavoro abbia un esito positivo. Da un lato, infatti, è necessario avere ben chiaro l’ordine del giorno e la ripartizione dei ruoli, in modo che nessuno resti a mani vuote all’uscita. Dall’altro, è importante che ogni punto venga discusso, senza autocensure o preconcetti: risolvere tutto in sede eviterà di creare intoppi al progetto, e di procedere in modo fluido.

Individuare la tipologia di riunione

Lo sapete che una riunione può avere diverse finalità? In management, esistono le riunioni decisionali, analitiche e di mero coordinamento. Individuarne la tipologia, permetterà di rendere più chiaro anche il punto di arrivo di ogni incontro, senza lasciare nulla al caso. Inoltre, ogni tipologia di meeting può accompagnare una diversa fase del progetto: così tutti i membri sapranno sempre cosa è stato fatto e cosa è ancora da fare.

Il sommario

A inizio riunione, sarebbe utile avere a portata di mano un breve sommario dei partecipanti e degli argomenti trattati, con in allegato eventuali approfondimenti. Avere il materiale pronto consente maggiore concentrazione e meno spreco di tempo.

L’importanza del tempo: brevità fa rima con efficacia

Forse, ad alcuni capi piacciono le riunioni “fiume”, quelle dove si parla di tutto e dove non si arriva mai ad un punto di incontro. Ma uno studio del Virginia Tech’s Carilion School of Medicine and Research Institute, analizzando le risonanze magnetiche dei partecipanti ad una riunione, ha scoperto che meeting troppo lunghi “spengono” il cervello e, di fatto, sono inutili. La durata ideale? Un’ora: l’80% del tempo si ascolta, nel restante 20% si interviene.

L’importanza della preparazione

Arrivare preparati su un argomento permette di evitare premesse inutili e ottimizza il tempo: è importante, quindi, preparare un invito “formale” alla riunione, invitando i colleghi a informarsi sull’argomento. Verrà dato così maggiore spazio a nuove idee e nuovi spunti.

No alle distrazioni

Evitare, per quanto possibile, di essere interrotti durante la riunione scongiura il rischio che argomenti e idee restino a metà: silenziare telefono e chat sono il primo passo, e informare l’ufficio della riunione in corso farà attendere eventuali disturbatori fuori la porta.

E se la riunione è in videoconferenza?

Se il 17% di chi viaggia per lavoro si dichiara insoddisfatto della perdita di tempo che la trasferta comporta, una videoconferenza risulta l’ideale per sfruttare i tempi morti. Ma a qualche condizione: preferire software di alta qualità, organizzare la riunione per punti e non trascurare la comunicazione non verbale, soprattutto nei meeting commerciali.

Infine…

Un passo quasi sempre ignorato è la redazione di un report finale che riassuma cosa è stato detto e fatto durante le riunioni: risulta fondamentale per definire meglio gli incontri successivi e operare un follow up del progetto. E se volete un altro punto di vista sull’argomento, potete sempre leggere l’esilarante “Morto di riunioni” di Patrick Lencioni (Etas Editori, 2006), che, nonostante abbia già dieci anni, suggerisce spunti interessanti per rendere le riunioni più interattive e meno noiose.

 

Pubblicato il: 3 ottobre 2016
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