Organizzare un evento? Mai stato così facile, con gli step giusti: e ti sembrerà di averlo sempre fatto!

Saper organizzare un evento è una skill che potrebbe tornare utile sia nella libera professione che in azienda: i recruiting day, le feste aziendali o il lancio di una nuova attività sono occasioni da affrontare con metodo e preparazione. E con la minima spesa, come suggerisce Francesco Ambrosino, social media manager e blogger (Socialmediacoso è il suo regno). Vediamo come.

Metti le idee nero su bianco

Parti da uno spunto, non importa se l’idea sia ancora poco delineata o se sembri la brutta copia di qualcos’altro: inizia a ragionarci su e prenditi tutto il tempo necessario. Se invece hai già in mente qualcosa, convocare i diretti interessati per un veloce brainstorming è l’ideale: in questa fase, infatti, è importante che tutti siano d’accordo su temi e budget.

A proposito di budget

Informarsi è il primo passo: se non si può contare solo sulle proprie risorse, è importante varare tutte le possibilità a disposizione, per attuare una valutazione costi-benefici. Se l’evento può dare l’input a una attività che si risolva poi in un ritorno economico, si potrebbe investire una piccola somma, accendere un prestito o puntare a un finanziamento pubblico. Gli sponsor? Sempre utili, se scelti con criterio: devono avere a che fare con il tema dell’evento.

La fase di definizione

Così come un prodotto deve essere studiato per poter essere messo sul mercato, anche l’evento deve saper rispondere ad alcune domande: quale sarà il mio target? Che tono di voce voglio dare all’evento? Assicurati di invitare solo persone interessate al tema: si risparmiano tempo e critiche gratuite.

La location? Importantissima

Organizzare un evento in una location poco nota,” – commenta Ambrosino – “magari in una città collegata male con i mezzi di trasporto pubblici, nei pressi della quale non ci sono strutture ricettive che possano accogliere i partecipanti, vuol dire già ridurre di molte le possibilità di successo.” Largo quindi a location ben curate, raggiungibili facilmente, magari più piccole ma sicuramente più comode. Vi preoccupano le dimensioni della sala? Valutate anche altro: una piazza storica, ad esempio, può fare la differenza e porre l’accento sul valore paesaggistico del contesto, soprattutto se l’evento riguarda il turismo.

Crea una rete di fornitori

Il network è fondamentale! Catering, animazione, personale tecnico: crea una lista di tutto ciò che potrebbe servire e che sia in linea con il target dell’evento, chiedi dei preventivi e valuta. Meglio avere delle persone di fiducia e una rete di sicurezza qualora qualcosa dovesse andare storto all’ultimo momento.

Scegli i relatori (giusti)

Hai presente i Ted Talk? Non sono altro che eventi con relatori d’eccezione e d’eccellenza: è importante infatti sceglierne pochi e onesti, che salgano sul palco non per fare autocelebrazione, ma per dare testimonianza in favore di un’idea. Meglio sceglierne pochissimi ma bravi e noti, piuttosto che tanti che servano solo a coprire i buchi della serata.

Fai partire la macchina della pubblicità

Pubblicizza l’evento on e offline, e scegli il tipo di comunicazione in base al tema: una tavola rotonda sul Digital non può non avere un evento Facebook dedicato. La tip in più? Invita uno o più giornalisti del settore che potrebbero essere interessati: manda loro degli inviti, invitali ad intervenire o a rilasciare un’intervista. La tip da professionista? Sfrutta Eventribe , la piattaforma di eventi che li pubblicizza e fornisce l’e-commerce per la vendita dei biglietti. Al termine dell’evento, lascia un ricordo e le referenze dell’azienda per maggiori informazioni: non si sa mai. Più professionale di così?

 

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Pubblicato il: 8 marzo 2017
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