Negli ultimi anni la professione di assistente virtuale si è molto sviluppata e oggi viene anche chiamato online business manager proprio per la sfumatura più manageriale che sta assumendo nel tempo.
Si tratta di una figura professionale varia, articolata e stimolante che può essere plasmata in base alle proprie esigenze, permettendo così di mettere a frutto tutte le esperienze lavorative precedenti e di acquistare la propria libertà e indipendenza professionale.


Una delle caratteristiche che accomuna la maggior parte delle assistenti virtuali è la capacità di offrire supporto per diverse attività, complementari o meno. Questo perchè possono unire competenze ed abilità sviluppate grazie ad esperienze precedenti con una conoscenza approfondita dei temi principali del web.
Detto questo, solitamente i servizi offerti da una VA vengono suddivisi in due categorie macro: servizi di segreteria/amministrazione e servizi specialistici. Ma cosa fa nel concreto l’assistente virtuale? Vediamo nel dettaglio quali sono le sue principali mansioni.

Gestione della mailing e della newsletter
La lettura e la gestione delle email sono due attività che richiedono parecchio tempo.
Avere la possibilità di affidare ad un’assistente virtuale parte di questa gestione significa poter contare su qualcuno che filtra e smista le email, risponde a quelle generiche con risposte standard pre-concordate e inoltra al titolare solamente quelle che richiedono la sua risposta personale. Un bel risparmio di tempo, no?
Grazie alla newsletter è possibile creare un contatto a 360° con le persone che hanno mostrato interesse inviando messaggi promozionali, informativi e formativi ma anche più personali ed emotivi laddove il tipo di business lo consente.
Una VA può occuparsi della creazione e gestione della mailing list, dell’invio di newsletter periodiche, di configurare un autoresponder come Mailchimp, Getresponse, Aweber.
Amministrazione e burocrazia
Tutti gli imprenditori e i professionisti sanno quanto tempo porta via la preparazione di fatture, note spese, documenti vari, preventivi e simili.
E’ il classico esempio di attività che sono assolutamente necessarie nella gestione di un business, sia offline che online, ma che possono essere tranquillamente svolte da una persona diversa dal titolare.

Redazione e traduzione di testi e documenti
Qualsiasi sia la tipologia di documento di cui si ha bisogno è possibile delegare la creazione (o anche la revisione di documenti già esistenti) ad un’assistente virtuale. Lettere, riassunti, presentazioni cartacee e non, preventivi, proposte commerciali, fascicoli e chi più ne ha più ne metta.
E’ possibile trovare una VA che si occupi di scrivere i testi e realizzare il layout da zero, basandosi sulle indicazioni e sui dettagli che le vengono forniti oppure una che svolga il tutto esclusivamente dal punto di vista operativo, utilizzando quindi testi e layout già in uso dal cliente.
Anche le trascrizioni e le traduzioni sono servizi utili soprattutto per chi ha un business online ma che possono adattarsi bene anche a chi ha un’attività offline. Le trascrizioni comprendono file audio, video, note vocali da sbobinare per avere testo disponibile da trasformare in materiale di diverso tipo, come quotes, infografiche, blog post, ecc. (in italiano o altra lingua).
Organizzazione logistica
Una VA può essere la persona adatta per organizzare tutti i dettagli relativi a viaggi, meeting e convegni di lavoro ma non solo. Questo è un altro pacchetto di attività che generalmente ruba molto tempo anche se si ha bisogno di un’organizzazione molto semplice.
C’è differenza tra doversi occupare in prima persona di questi aspetti e preoccuparsi solamente di confermare o meno le proposte già preparate dalla VA.

Gestione del blog
Come nel caso della redazione di documenti, anche questo servizio può prevedere la stesura dei testi degli articoli da parte della VA oppure la pura preparazione con i testi già pronti.
Le singole attività necessarie per arrivare al risultato finale, cioè l’articolo pubblicato sul blog, sono diverse: predisporre l’articolo, rileggere i testi per controllare che non ci siano errori vari, trovare le immagini adatte da usare per ll’header e da inserire nel testo, ottimizzare il tutto lato SEO e provvedere alla programmazione o direttamente alla pubblicazione.
Anche queste sono tutte attività che, una volta viste insieme e definite nei dettagli, possono essere delegate senza problemi.

Ricerche online
Può essere una ricerca su un potenziale nuovo prodotto o servizio per capire se vale la pena investire, sulla concorrenza, su un professionista di cui si ha bisogno, sul tipo di target scelto o al quale ci si vorrebbe rivolgere.
Insomma, si può delegare qualunque cosa possa essere cercata sul web evitando così di perdere tempo ed energie preziose. Una volta che l’assistente virtuale avrà terminato il lavoro, fornirà il materiale recuperato e/o un report dettagliato sulla ricerca effettuata.

Creazione database online
Anche in questo caso i campi di applicazione possono essere i più vari.
Può essere necessario dover creare e aggiornare database su clienti attuali, clienti potenziali, fornitori, collaboratori vari, tipologie e caratteristiche di prodotti o servizi, ecc.
In generale, indipendentemente dalla tipologia del business in questione, può essere utile tenere un archivio perchè le informazioni sono alla base di strategie e pianificazioni.
Tralasciare questo tipo di attività può portare a perdere di vista le informazioni più o meno preziose che vengono recuperate con il tempo e, di conseguenza, perdere importanti modalità di monitoraggio e miglioramente del proprio business.

Creazioni grafiche
Proprio perchè le abilità e competenze sviluppate in passato spesso sono la base dei servizi che vengono poi offerti, alcune AV possono decidere di specializzarsi in determinate attività o in un campo specifico.
Uno di questi può essere la grafica e, in questo caso, si possono delegare anche progetti grafici più o meno eleborati a seconda delle competenze richieste.
Un’assistente virtuale può essere comunque un valido aiuto anche per grafiche più semplici per template, quotes, volantini, brochure, biglietti da visita e immagini composte varie da usare su blog, social o newletter.

articolo scritto da: Monica Spinazzola

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Pubblicato il: 11 maggio 2017
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