Scrivere un’email può non essere così facile come sembra: le comunicazioni professionali hanno una struttura ben precisa. Ecco le regole d’oro per non sbagliare.

Le email sono uno strumento di uso quotidiano e quasi esclusivamente professionale: è per questo che seguire alcune regole risulta essere fondamentale affinché vengano prese in considerazione e siano efficaci a livello comunicativo. Ad esempio, lo sapete che l’oggetto non dovrebbe mai essere più lungo di 12 parole?

La struttura

La comunicazione via email segue una struttura ben precisa, veramente difficile da esulare: il mittente, il destinatario e l’oggetto sono tre elementi dai quali non si può prescindere, e che differenziano un’email professionale da una quasi scortese. Ad esempio, a molti è poco chiara la differenza tra “Cc” e “Ccn”: la “copia carbone” (che si usava anche ai tempi delle lettere cartacee), serve ad informare una terza persona delle informazioni contenute del messaggio, che può rispondere o meno allo stesso. Al contrario, la “copia carbone nascosta”, mette al corrente terze persone del messaggio, ma il destinatario non può vederne l’indirizzo.

Come scrivere?

L’oggetto di una email andrebbe inserito sempre, e possibilmente corto ed efficace affinché, chi sta dall’altra parte, non lo cestini immediatamente (vale soprattutto per le email commerciali o a scopo di vendita). Il testo dovrebbe iniziare sempre con il saluto, formale o informale in base alla confidenza col mittente, e continuare al capoverso successivo: così, il corpo dell’email è ben visibile e chiaro, quindi facilmente leggibile. E se non si sa di preciso chi sia il mittente? Basterà indicarne il titolo. Un esempio? “All’attenzione del Direttore delle Risorse Umane”: il messaggio, in azienda, sarà da subito smistato e non resterà nel limbo delle comunicazioni ambigue.

Cosa scrivere?

Il corpo del testo dovrebbe iniziare sempre con una comunicazione d’intenti: “la presente per…” mette fin da subito in risalto l’obiettivo dell’email con una maggiore probabilità di risposta immediata. Una spiegazione più dettagliata potrà avvenire subito dopo, ma senza essere troppo prolissi: ci si può aiutare con grassetti e sottolineature per rendere più agevole la lettura, o con elenchi numerati. In poche parole: meglio farla breve. In alcuni casi, specialmente nelle email importanti, si possono utilizzare software incorporati come il controllo ortografico: la mancanza di una negazione, ad esempio, non solo denota distrazione, ma può anche generare gravi problemi di comprensione del testo! Ecco perché una delle regole d’oro per la stesura di un’email è rileggere il tutto alla fine. Infine, il saluto e la firma dipendono – ancora una volta – dal grado di confidenza che si ha con l’interlocutore: un “cordialità” o un “distinti saluti” sono le formule maggiormente utilizzate.

Impara a gestire le email!

Che sia Yahoo!, Gmail o Outlook, scoprire i segreti del proprio software è importantissimo per risparmiare tempo. In alcuni casi, puoi sostituirli con programmi desktop utilizzabili anche offline e che occupano meno spazio nel PC: sono disponibili, ad esempio, eM Client, che ha come plus la sincronizzazione col calendario; oppure Thunderbird, con l’interfaccia personalizzabile. Infine, qualunque sia il software, è importante gestire bene la rubrica contatti, aggiungere filtri e cestinare i messaggi per tempo: mai lasciare che si accumulino, o si potrebbe perdere di vista una comunicazione importante.

Pubblicato il: 27 settembre 2016
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